Assistant Property Operations Manager

Assistant Property Operations Manager

En tant qu'Assistant Property Operations Manager, vous contribuez à la bonne gestion opérationnelle, administrative, locative et comptable de deux résidences Canvas. Vous êtes le référent des équipes sur site pour tous les sujets liés aux dossiers locataires, aux opérations comptables et à la conformité des process. Vous travaillez en étroite collaboration avec les Property Operations Managers afin de garantir la rigueur, la fluidité et la conformité de la gestion quotidienne des actifs. Le poste implique une forte coordination avec les équipes sur site. Il peut également nécessiter des déplacements ponctuels sur les résidences, notamment en cas d'absence d'un Property Operations Manager ou de besoins opérationnels spécifiques.

Responsabilités Clés Du Poste

1. Gestion Comptable & Financière

• Réaliser les clôtures comptables mensuelles pour les deux résidences.
• Gérer les post-charges, les ledgers locataires et l'exactitude des comptes.
• Suivre les encaissements, impayés, relances et plans d'apurement.
• Traiter et transmettre les factures fournisseurs au département finance.
• Préparer les dépôts de garantie (encaissement, restitution, retenues).
• Soutenir au quotidien les Property Operations Managers sur toutes les opérations comptables.
• Servir de référent interne pour les équipes onsite concernant :
• les questions comptables,
• la bonne compréhension des processus,
• les corrections ou ajustements dans Yardi

2. Gestion Locative

• Préparer et vérifier les baux et avenants, dont les baux dérogatoires / situations particulières.
• Veiller à la conformité et au suivi des dossiers locataires.
• Déclarer et suivre les dossiers auprès des organismes de garantie (garants moraux).
• Suivre les échéances contractuelles : renouvellements, régularisations, documents manquants.
• Participer à la coordination des entrées et sorties (move-in / move-out) lorsque nécessaire.

3. Support Opérationnel Et Transversal

• Répondre aux équipes onsite pour tout sujet nécessitant une expertise administrative ou comptable.
• Être déployé ponctuellement sur les résidences en renfort opérationnel, en particulier :
• lors de l'absence d'un Property Operations Manager,
• durant des périodes critiques (haute saison, audits, clôtures…).
• Contribuer à la qualité du reporting opérationnel (hebdomadaire et mensuel).
• S'assurer du respect des procédures internes et des réglementations immobilières.

4. Conformité, Qualité & Process

• Maintenir la conformité documentaire (contrats, dossiers locataires, factures, garanties).
• Signaler toute anomalie opérationnelle ou comptable.
• Participer à l'amélioration continue des process et suggérer des optimisations.

A Propos De Vous

Connaissances & Qualifications

• Diplôme supérieur en immobilier, commerce ou hôtellerie
• Maitrise de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point & Outlook)
• Connaissance de logiciel de property management. Une formation sur nos outils sera réalisée.
• Connaissances en réglementation sur la sécurité du bâtiment et des impératifs à contrôler.
• Anglais courant écrit et oral.

Expérience & Compétences

• Essentiel
• Solide expérience en gestion administrative, comptable ou locative, idéalement en environnement immobilier ou property management.
• Très bonne aisance dans la relation clients et la gestion des demandes, dossiers et réclamations.
• Capacité à prendre des décisions opérationnelles de manière structurée et argumentée.
• Excellente organisation, rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Aisance avec les données chiffrées, capacité à analyser des ledgers, impayés, charges, tableaux de suivi.
• Capacité à collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires (onsite, sales, finance, asset management…).
• Faculté à expliquer, clarifier et accompagner les équipes onsite sur les sujets comptables ou administratifs.
• Flexibilité et adaptabilité dans un environnement en constante évolution.
• Sens du service et engagement à offrir une expérience résidents de haute qualité.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et volonté d'apprendre à utiliser les systèmes internes (Yardi, CRM, outils internes).
• Souhaitable
• Expérience dans l'immobilier, la gestion locative, la relation locataires ou le property management.
• Connaissance des processus comptables immobiliers ou des obligations liées à la gestion locative.
• Familiarité avec les réglementations immobilières françaises (baux, garanties, dépôt de garantie, charges locatives…).

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