Private Sales Coordinator - H/F

Private Sales Coordinator

Christie's, maison de vente internationale, leader mondial sur le marché de la vente aux enchères recrute un(e) Coordinateur(rice) Ventes Privées, en intérim, au sein du département Private Sales de Paris.

La rôle du/de la coordinateur(rice) de ventes privées est de fournir un soutien administratif aux transactions de ventes privées du bureau Parisien et de coordonner leurs expositions, principalement pour les départements d'arts classiques, luxe, art africain et océanien, art d'asie et avec une flexibilité pour couvrir d'autres départements si nécessaire.

Ce rôle est orienté vers le client, travaillant directement avec les spécialistes et les responsables de départements sur le développement et la coordination des ventes privées.

Principales responsabilités

Coordination Ventes Privées :

- Superviser le processus des transactions de ventes privées : être le contact clé pour organiser l'enlèvement des œuvres, générer les contrats, les factures et autres documents pertinents. Assurer la liaison avec le département des ventes privées, le service juridique, les assurances, la comptabilité et le service export.

- Développer une connaissance détaillée des procédures des ventes privées de Christie's.

- Rédiger les contrats en utilisant un logiciel interne.

- Contribuer à définir et à inculquer les meilleures pratiques au sein du département et pour tout le bureau parisien.

- Superviser la due diligence.

- Assurer la liaison avec les experts en TVA et le département des ventes privées Europe sur le droit de suite, la taxe forfaitaire et d'autres questions relatives aux ventes privées pour aider les spécialistes.

- Demander le Certificat de Bien Culturel français et les licences d'exportation si nécessaire.

- Pour certains départements spécialistes, assurer la liaison avec l'équipe Restitution et être formé aux process.

- Garder un œil sur les mouvements des œuvres de ventes privées.

- Remplir les formulaires de facturation, le cas échéant.

- Organiser les visites de vente des clients en liaison avec les spécialistes ; comprendre quels sont les espaces disponibles et assurer la liaison avec les spécialistes, les opérations et l'équipe service client pour garantir une expérience client exceptionnelle.

- Préparer le matériel pour les réunions hebdomadaires de vente privée.

- Mettre à jour le site Web de Christie's via Canvas.

Coordination des expositions :

- Trouver des solutions créatives pour les expositions et les présentations.

- Assurer la liaison et la communication avec l'équipe de l'exposition, les spécialistes et le département des opérations pour le montage des expositions.

- Assurer la liaison avec le marketing et veiller à ce que le site Web de Christie soit mis à jour avec les bonnes informations sur l'exposition.

- Suivre les délais : mise en place de l'exposition, les listes des œuvres, calendriers d'installation, etc.

- Assurer les tâches administratives quotidiennes liées aux contrats, à l'expédition, au traitement des bons de commande et à la programmation.

- Assurer la liaison avec les vendeurs, entrepreneurs et fournisseurs externes pour les projets liés à la conception de l'exposition.

Coordination financière / données / comptabilité :

- Maintenir et mettre à jour le « Regional Private Sales Runner ».

- Superviser le suivi des paiements des œuvres vendues et le recouvrement des œuvres, suivre les délais de paiement prolongés

Gestion des données et de l'intelligence client :

- Assurer une liaison étroite avec l'équipe chargée de la stratégie client et de l'intelligence des objets

Profil recherché

- 2 ans d'expérience professionnelle pertinente dans une maison de ventes aux enchères, une galerie ou un environnement similaire. La connaissance de l'histoire de l'art est un atout.

- Très bonne maîtrise du Pack Office.

- Excellent relationnel client et extrême discrétion avec les informations confidentielles et sensibles.

- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.

- Esprit d'équipe flexible et esprit d'initiative.

- Excellent sens de l'organisation et souci du détail.

- Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches, à établir des priorités et à rester calme dans des situations stressantes.

- Anglais et Français courrant